Privacy Practices

Notice of Privacy Practices   


Boston Health Care for the Homeless Program (BHCHP)/McInnis Health Group (MHG)
Effective April 14, 2003, Updated September 18, 2013

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.
PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Boston Health Care for the Homeless Program (BHCHP)/McInnis Health Group (MHG) keeps a record of the health care services provided to each patient.  We are required by law to keep this health information private.  We are also required to notify patients of our legal duties and privacy practices used to keep your health information private. BHCHP/MHG is required to obey the Notice of Privacy Practices currently in effect.    

This Notice applies to BHCHP/MHG and the following individuals/organizations:

  • Any health care provider who is a member of the BHCH/MHG medical, dental, behavioral health, or case management staff.
  • All BHCHP/MHG workers, including employees, volunteers, student learners and other health center personnel.
  • Any health care professional authorized by BHCHP/MHG to enter information into your medical record.
  • Community Health Centers of Boston HealthNet: BHCHP/MHG and these organizations share medical information for treatment, payment, and health care operations purposes as described in this Notice. A list of these centers is on the last page of this Notice.

A.  USE AND DISCLOSURE OF HEALTH INFORMATION WITHOUT AUTHORIZATION

1. Treatment: Your primary care doctors, consultant* doctors, nurse practitioners, physicians assistants, nurses, technicians, students of the health care professions, and mental health clinicians involved in taking care of you at BHCHP/MHG may use your health information to provide you with treatment or services. For example, a doctor treating you for an injury needs to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. Different departments may share your medical information to coordinate your care, for example, your primary care clinician can inform your physical therapist if you have diabetes to enable the physical therapist to plan an appropriate program for you. * A consultant, for example, is a doctor outside of McInnis Health Group who we ask to see you to get another opinion or further treatment.

2. Payment: BHCHP/MHG may use your protected health information to bill for our services and to collect for our services. For instance, your insurance company or third party payor may request to see copies of your record to verify services which you received or when BHCHP/MHG is seeking to obtain prior approval for your treatment.

3.  Health care operations: Health Care Operations are the functions that all health care facilities and agencies perform to verify that the delivery of care to patients is being properly performed and that the facility or agency is functioning properly. For example, reviews of patient charts are conducted to evaluate staff performance or may be conducted by the medical records department or the Medical Records Committee to verify that all records are completed according to legal requirements.

4.  In medical emergencies:  If you are in a situation which causes or may cause immediate jeopardy to your health or life and which requires immediate intervention, BHCHP may use or disclose your medical information without your consent.

5.  As required by law or legal authorities:  In accordance with applicable law, BHCHP/MHG is either permitted or required to disclose your health information to the following types of entities and for the following reasons, including but not limited to:

  • Public Health: BHCHP/MHG may disclose your health information for public health activities, including to prevent or control disease, injury, or disability; to report child abuse or neglect; or as otherwise authorized by law; to report reactions to medicine or problems with products; to notify a person exposed to a contagious disease.
  • Victims of Abuse, Neglect or Domestic Violence: If BHCHP/MHG reasonably believes you are a victim of abuse, neglect or domestic violence, BHCHP/MHG may disclose your health information to an appropriate agency authorized by law to receive such reports.
  • Health Oversight: BHCHP/MHG may be required to disclose health information to a health oversight agency for activities such as audits or inspections to oversee the health care system or government programs.
  • Legal Proceedings: BHCHP/MHG may be required to disclose health information as part of a judicial or administrative proceeding, such as in response to a legal order or subpoena.
  • Law Enforcement: BHCHP/MHG may be required to disclose health information for law enforcement purposes.
  • Coroners, Funeral Directors, and Organ Donation: BHCHP/MHG may be required to disclose health information to a coroner or medical examiner to identify a deceased person or to determine the cause of death. We may also disclose health information to a funeral director or their designee, as necessary to carry out their duties. Health information may also be disclosed to coordinate organ, eye or tissue donation at death.
  • Research: Under certain circumstances, BHCHP/MHG may share health information about you for research purposes; however, we will do this only through a special review process.  If a researcher will have access to your name, address, or other information that reveals who you are, we will ask for your specific permission or get approval from an Internal Review Board.
  • To avert a serious threat to health or safety: BHCHP/MHG may be required to use and disclose health information to prevent or lessen a serious threat to a person's or the public's health or safety.
  • Specialized Government Functions: Under certain circumstances, BHCHP/MHG may be required to disclose health information to units of the government with special functions, such as the U.S. military or the U.S. Department of State.
  • Workers' Compensation: BHCHP/MHG may use and disclose health information as required to comply with workers' compensation laws, and other programs that provide benefits for work-related injuries or illnesses.
  • Required By Law: BHCHP/MHG may be required to use or disclose your health information as required by federal, state or local law. 

6.  Appointment reminders: We may share your protected health information to contact you as a reminder that you have an appointment.

7. Treatment alternatives: We may share your protected health information to tell you about or recommend possible treatment alternatives.

8. Benefits and services: We may share your protected health information to tell you about health related benefits or services that may be of interest to you.


B.  USES OR DISCLOSURES THAT MAY BE LIMITED OR YOU MAY REQUEST NOT BE MADE

1. Individuals involved in your care or payment for your care:  We may exercise our professional judgment to share your health information, including your condition and the fact that you are being treated, with friends or family members who are involved in your care if you are over 18 years of age, unable to communicate, or in an emergency situation. In addition, we may need to disclose health information to notify a family member or any other person responsible for your care of your location, general condition or death. We may also disclose your health information to obtain payment for your care.

2. Disaster relief purposes:  Including:

  • To coordinate uses and disclosures to individuals involved in your care.
  • To authorized public or private entities to assist in disaster relief efforts.

3. Disclosure to a Health Plan: You have the right to restrict disclosures of protected health information to a health plan where you pay out-of-pocket for your services in-full.  However, if follow-up services are paid for through an insurance plan, the initial service for which you paid out of pocket in-full may need to be shared with a health plan for billing purposes. For example, if you pay out-of-pocket in-full for a blood test for diabetes you may choose to restrict disclosure of this test to a health plan. If you later receive diabetes treatment and you are unable or unwilling to pay out-of-pocket in-full for the treatment, we will have to share the result of your positive diabetes test with the health plan in order to receive payment for our services.

C.  USE OR DISCLOSURES THAT REQUIRE WRITTEN AUTHORIZATION

Using and/or disclosing your health information for most purposes other than those detailed above requires your written authorization. Certain types of information which may be contained in your medical record are considered by State and Federal law to be highly sensitive and confidential. For your protection, the release of this sensitive information requires you to provide a specific written authorization. Examples of sensitive medical information that requires a release includes: HIV testing or test results, certain clinical therapy documentation, and mental health and substance treatment.

Revocation of Your Written Authorization
If you provide written authorization for us to share your health information, you may revoke that authorization, in writing, at any time. Once revoked, we will no longer share your health information for the purpose(s) covered in the written authorization; however, we are unable to take back any information we have already shared  prior to the time your authorization was revoked. We are required to retain records of the care that we provided to you.

Sale of Protected Health Information and Marketing Efforts
BHCHP prohibits the sale of protected health information without your express written authorization. This means we will never sell or lease your medical records without first obtaining your written authorization.

BHCHP engages in direct marketing efforts with community members, which on rare occasions may include patients. As a patient, you have the right to “opt out” of receiving BHCHP marketing materials. In order to opt out, please mail a letter to the Privacy Officer, listed on the last page of this document.


D.  YOUR RIGHTS REGARDING YOUR HEALTH INFORMATION

1. Right to inspect and copy: You have the right to inspect and copy health and billing information that may be used to make decisions about your care. This does not include psychotherapy notes, clinical laboratory data or information compiled in anticipation of or for use in a civil, criminal or administrative action or proceeding.

To inspect and copy your medical information, you must complete an Authorization for the Release and/or Discussion of Medical Records and submit it to the BHCHP/MHG Privacy Officer. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing, and supplies used.

BHCHP/MHG may deny your request to inspect and copy your record in certain, very limited, circumstances. If BHCHP/MHG denies your request, you may request that we release copies of your record for inspection to you through another physician of your choice or you may request that we release copies of your medical record to you through your attorney. Another licensed health care professional chosen by our organization will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request.

2. Right to request an amendment:  If you feel that health information we have about you is inaccurate or incomplete, you have the right to request an amendment to your record. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by (or for) BHCHP/MHG.
BHCHP/MHG has the right to deny your request for amendment of your medical records if it is not in writing or if it does not include a reason to support your request. BHCHP/MHG may also deny your request if you ask us to amend the following types of information:

  • Information that was not created by BHCHP/MHG, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
  • Is not part of the health information kept by or for BHCHP/MHG;
  • Is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or,
  • Is accurate and complete.

To request information about the steps to be taken if you wish us to amend your record or if you wish to submit an amendment, you must submit your request in writing to the Privacy Officer.

3. Right to an accounting of disclosures (shared information):  You have the right to request an accounting of disclosures, which is a list of the health information about you which we have shared.

To request a list of accounting of disclosures (shared information), submit your request in writing to the Privacy Officer. Requests for an accounting of disclosures may not be for a period of longer than six years and requests may not include requests for information released (shared) before February 26, 2003. Your request should indicate if you prefer to receive the list on paper or electronically. The first list you request within a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you. We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request before any costs are incurred.
           
4. Right to request restrictions:  You have the right to request a restriction or limitation on the health information we share about you for treatment, payment, or health care operations. The right to request restrictions does not apply to uses and disclosures required by law. You do have the right to request a limit on the health information we share about you to someone who is involved in your care or payment for your care, like a family member or friend. For example, you could ask that we not share information about a surgery you had.

To request restrictions, contact the Privacy Officer. In your request you must tell us 1.) what information you want to limit and 2.) to whom you want the limits to apply, for example, sharing information with a spouse. We are not required to agree to your request. If we do agree, we will comply with your request. We may use or disclose restricted information for emergency treatment.
    
5.  Right to request confidential communications:  You have the right to request that we communicate with you about health information in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail.

To request confidential communications, contact the Privacy Officer. We will not ask you the reason for your request. We will accommodate all reasonable requests. Your request must specify how or where you wish to be contacted.

6. Right to a paper copy of this notice: You have the right to obtain a paper copy of this Notice. You may obtain a copy of this Notice at our website (www.bhchp.org) or by other electronic means (e-mail). Even if you have agreed to receive this Notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this Notice.

You may obtain a paper copy of this Notice on admission, on your first visit after the effective date, or you may contact the Privacy Officer for a copy of this Notice at any time.

7. Right to access PHI electronically:
You have a right to obtain a copy of your protected health information in electronic format where it is maintained in an Electronic Health Record (“EHR”). This means you may request a PDF copy of your health information and we must provide you with one for the information that was stored in our EHR.

8. Right to complain:  If you feel that your privacy rights have been violated, you may file a complaint with BHCHP/MHG by notifying the Director of Clinical Operations (for clinic) or the Director of Respite (for Respite) by filing a Grievance in accordance with the BHCHP/MHG Grievance Procedure.  If the complaint/grievance is about a violation of privacy, it will be forwarded to the Privacy Officer.

You may also file a complaint with the Secretary of the Department of Health and Human Services.

You will not be penalized for filing a complaint. BHCHP/MHG will not retaliate against you for filing a compliant.

 

E.  BHCHP’S RESPONSIBILITY TO RETAIN MEDICAL RECORDS

The length of time clinics and hospitals in Massachusetts must keep medical records was reduced from 30 years to 20 years by state law, “Chapter 305 of the Acts of 2008, An Act To Promote Cost Containment, Transparency, And Efficiency In The Delivery Of Quality Health Care,” (signed into law by Governor Deval Patrick on August 10, 2008) and the corresponding Massachusetts Department of Public Health Regulations effective July 10, 2009.

Effective July 10, 2009, BHCHP/MHG will maintain medical records for a period of no longer than 20 years from a patient’s last date of service.

Patient access to medical records will not change with this change in the law.  Patients will continue to have the right to inspect his/her medical records upon request at any time during the 20 year period for which we are required to maintain medical records.

When records are 20 years old or older, BHCHP/MHG is required to notify the Department of Public Health, 30 days prior to the intended date of destruction, of our intention to destroy the records.  Destruction of records which are 20 years old or older is done by a vendor who has signed an agreement to transport and destroy the records in a manner which protects confidentiality at all times.

You may obtain a full copy of the Boston Health Care for the Homeless Program’s Records Retention and Destruction Policy by contacting the Privacy Officer at 857-654-1078.


F. CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to revise or change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for health information we already have about you or any information we receive in the future. The effective date will be at the top of the first page.


G.  CONTACT INFORMATION

If you have any questions about this Notice, please contact:

Elaine Fanwick, RHIA - Privacy Officer     
Boston Health Care for the Homeless Program        
780 Massachusetts Avenue
Boston, Massachusetts 02118
Phone: 857-654-1078
 
PROGRAMS/LOCATIONS OF CARE AND COLLABORATIONS
BOSTON HEALTH CARE FOR THE HOMELESS PROGRAM (BHCHP)/McINNIS HEALTH GROUP (MHG)

A partial list of BHCHP programs/locations of care and collaborations includes the following:

 

  1. 780 Albany Street (Admin. Offices)
  2. Anchor Inn
  3. Asian Task Force Against Domestic Violence
  4. Barbara McInnis House
  5. Beacon Townhouse Inn #2
  6. Beth Israel Hospital
  7. Boston Medical Center
  8. Boston Family Shelter
  9. Boston Living Center
  10. Brigham & Women’s Hospital
  11. Brookview House
  12. Cambridge Health Alliance/Cambridge Health Care for the Homeless
  13. Cardinal Medeiros Center
  14. Carolina Hills Shelter
  15. Casa Esperanza Men’s Program
  16. Casa Nueva Vida
  17. Church of Advent
  18. Crittenton Women’s Union
  19. Crossroads
  20. Day care and school outreach, including: Horizons for Homeless Children, Above and Beyond, and others
  21. Dove
  22. Entre Familia
  23. Families in Transition
  24. Father Bill’s Place
  25. Finex House
  26. Friends of the Homeless of the South Shore
  27. Hildebrand Family Shelter I, Dorchester
  28. Hildebrand Family Shelter II, Dorchester
  29. hopefound, including Stay-In Beds and Transitional Living Program
  30. Housing Families, Inc.
  31. Jean Yawkey Place Clinic (formerly BMC Homeless Primary Care)    
  32. Kingston House
  33. Kitty Dukakis Women’s Treatment Center
  34. Latinas Y Ninas
  35. Lindemann Mental Health Center
  36. Long Island Shelter
  37. Margaret’s House
  38. Massachusetts General Hospital
  39. Massachusetts Mental Health Center
  40. Millenium House #1
  41. Millenium House #2
  42. Nazareth Residence
  43. Temporary Home for Women and Children (“New Chardon Street Shelter”)
  44. New England Center for Homeless Veterans
  45. North Beacon Inn
  46. Pilgrim Shelter
  47. Pine Street Inn Men’s Clinic
  48. Pine Street Inn Women’s Clinic
  49. Project Hope
  50. Queen of Peace Shelter
  51. Renewal House
  52. Revision House
  53. Rosie’s Place
  54. Safe Harbor    
  55. SOAR
  56. Sojourner House
  57. South End Community Health Center
  58. St. Ambrose
  59. St. Francis House
  60. St. Mary’s Center for Women and Children, including Bridge Home, Margaret’s House.
  61. St. Patrick Women’s Shelter
  62. Tufts Medical Center
  63. Transition House/Cambridge
  64. Outreach, including:
    • Scattered site apartments
    • Motels (temporary placements)
    • Van (Pine Street Inn, Needle Exchange)
    • Boston Public Schools
  65. Suffolk Downs (Eighth Pole)
  66. Transitions
  67. Women’s Lunch Place    
  68. Woods Mullen Shelter

BHCHP/MHG works in close collaboration with health care clinics at area shelters, hospitals and other facilities, and agencies. Collaborative planning of health care occurs in an organized manner and some health information is entered into a shared record. BHCHP/MHG Is a Community Health Center member of Boston Health Net and may share information with Boston Medical Center or the other Community Health Center members of Boston Health Net for the purposes of treatment, payment, and health care operations.  The Boston Health Net Collaboration includes:

  • Boston Medical Center
  • Boston Health Care for the Homeless Program
  • Codman Square Health Center
  • Dorchester House Multi-Service Center
  • East Boston Neighborhood Health Center
  • Geiger-Gibson Community Health
  • Greater Roslindale Medical and Dental Center
  • Harvard Street Neighborhood Health Center
  • Manet Community Health Center
  • Mattapan Community Health Center
  • Neponset Health Center
  • Roxbury Comprehensive Community Health Center
  • South Boston Community Health Center
  • South End Community Health Center
  • Upham’s Corner Health Center
  • Whittier Street Neighborhood Health Center

 

Aviso de Prácticas de Privacidad

Boston Health Care for the Homeless Program (BHCHP)/McInnis Health Group (MHG)
Entrada en vigor el 14 de abril de 2003, actualizado el 18 de septiembre de 2013

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN.
FAVOR DE LEER DETENIDAMENTE.

Boston Health Care for the Homeless Program (BHCHP)/McInnis Health Group (MHG) guarda un historial de los servicios de salud que presta a cada paciente. La ley nos exige mantener la confidencialidad de dicha información médica. También se nos exige que notifiquemos a los pacientes de nuestros deberes legales y las prácticas de privacidad que ejercemos para mantener la confidencialidad de su información médica. BHCHP/MHG tiene la obligación de obedecer el Aviso de Prácticas de Privacidad vigente.

Este Aviso se aplica a BHCHP/MHG y a los siguientes individuos/organizaciones:

  • Todo proveedor de servicios de salud que forme parte del personal médico, dental, salud mental, o trabajo social de BHCHP/MHG.
  • Todos los trabajadores de BHCHP/MHG, incluidos empleados, voluntarios, aprendices y demás personal del centro de salud.
  • Todo profesional de la salud autorizado por BHCHP/MHG para introducir información en su historial médico.
  • Centros de Salud Comunitaria de Boston HealthNet: BHCHP/MHG y estas organizaciones comparten información médica para fines de tratamiento, pagos y operaciones relacionadas con servicios de salud, según se describen en este Aviso. En la última página de este Aviso se incluye un listado de estos centros.

A.    USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN MÉDICA SIN AUTORIZACIÓN

1. Tratamiento: Sus doctores de atención primaria, doctores especialistas*, enfermeros practicantes, asistentes médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de las profesiones de servicios de la salud y clínicos de la salud mental que participan en su cuidado en BHCHP/MHG pueden utilizar su información médica con el fin de administrarle tratamiento o prestarle servicios. Por ejemplo, un doctor que le esté tratando una lesión necesita saber si tiene diabetes, ya que la diabetes podría retardar el proceso de curación. Distintos departamentos podrían compartir su información médica con el fin de coordinar los cuidados, por ejemplo, su medico de atención primaria puede informarle a su fisioterapeuta si sufre de diabetes para que el éste pueda planificar un programa adecuado para usted. *Un especialista, por ejemplo, es un doctor fuera del McInnis Health Group a quien le pedimos que lo vea para contar con otra opinión o para que ofrezca tratamiento adicional.

2. Pagos: BHCHP/MHG puede utilizar su información médica protegida para facturar y cobrar por nuestros servicios. Por ejemplo, su compañía de seguros o algún tercero responsable de los pagos podrían solicitar ver copias de su historial para verificar los servicios que usted recibió o cuando BHCHP/MHG busca obtener aprobación previa de su tratamiento.

3.  Operación de los servicios de salud: La Operación de los Servicios de Salud son las funciones que todos los establecimientos y organizaciones dedicadas a los servicios de salud desempeñan para verificar que el cuidado prestado a los pacientes se esté dispensando adecuadamente y que el establecimiento u organización está funcionando como es debido. Por ejemplo, revisiones de las fichas médicas de los pacientes son efectuadas con el fin de evaluar el desempeño del personal, o el departamento de historiales médicos o el Comité de Historiales Médicos (Medical Records Committee) puede revisarlas para verificar que todos los historiales sean llenados según los requisitos legales.

4.  En casos de emergencias médicas: Si usted se encuentra en una situación que pone o podría poner en peligro inmediato su salud o vida y requiere atención inmediata, BHCHP podría usar o divulgar su información médica sin su consentimiento.

5.  Según lo exija la ley o autoridades legales: De conformidad con la ley vigente, BHCHP/MHG cuenta con el permiso o la obligación de divulgar su información médica a los siguientes tipos de entidades y por los siguientes motivos, incluidos de manera no exclusiva:

 
Salud Pública: BHCHP/MHG puede divulgar su información médica para actividades de salud pública que incluyen el control y prevención de enfermedades,, lesiones o discapacidad; para informar sobre abuso o negligencia contra menores; o de cualquier otra manera que la ley lo autorice; para informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos; para notificar a una persona que ha sido expuesta a una enfermedad contagiosa.

  • Víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: Si BHCHP/MHG considera razonablemente que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica, BHCHP/MHG puede divulgar su información médica a una organización pertinente, autorizada por la ley para recibir tales notificaciones.
  • Organismos  de supervisión en materia de salud: BHCHP/MHG podría ser requerido a divulgar información médica a favor de  Organismo de Supervisión para actividades como auditorías o inspecciones con el fin de supervisar el sistema de salud o programas gubernamentales.
  • Procedimientos legales: BHCHP/MHG puede ser requerido a divulgar información médica como parte de un procedimiento judicial o administrativo, como por ejemplo en respuesta a una orden judicial o citación.
  • Cumplimiento de la ley: BHCHP/MHG puede ser requerido a divulgar información médica con fines de cumplimiento de la ley.
  • Forenses, directores de funerales y donación de órganos: BHCHP/MHG puede ser requerido a divulgar información médica a un forense o médico forense con fines de identificar al fallecido o para determinar la causa de la muerte. Podemos divulgar información médica a un director de funeral o su persona designada, según sea necesario para que lleven a cabo sus funciones. La información médica también se podría divulgar para coordinar la donación de órganos, ojos o tejido al fallecer.
  • Investigación: Bajo ciertas circunstancias, BHCHP/MHG puede compartir su información médica para fines de investigación; sin embargo, solo lo haremos mediante un proceso especial de evaluación. Si el investigador tendrá acceso a su nombre, dirección u otra información que revele su identidad, le pediremos su consentimiento u obtendremos aprobación de una Junta de Evaluación Interna.
  • Para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad: BHCHP/MHG puede ser requerido a  utilizar o divulgar información médica para prevenir o aminorar una amenaza grave a la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones especializadas del gobierno: Bajo ciertas circunstancias, BHCHP/MHG puede ser requerido a divulgar información médica a unidades del gobierno con funciones especiales, como la fuerza militar estadounidense o el Departamento de Estado de los Estados Unidos.
  • Compensación de los trabajadores: BHCHP/MHG puede utilizar y divulgar información médica, según sea necesario, para cumplir con las leyes de compensación a los trabajadores y otros programas que ofrezcan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
  • Según lo exija la ley: BHCHP/MHG puede ser requerido a utilizar o divulgar su información médica según lo exija la ley federal, estatal o local.  
     

6.  Recordatorios de citas: Podemos compartir su información médica protegida con el fin de comunicarnos con usted para recordarle que tiene una cita.

7. Alternativas de tratamiento: Podemos compartir su información médica protegida para comunicarle o recomendarle alternativas de tratamiento potenciales.

8. Beneficios y servicios: Podemos compartir su información médica protegida para comunicarle beneficios o servicios relacionados con la salud que podrían interesarle.

B. USOS O DIVULGACIONES QUE PUEDEN LIMITARSE O QUE USTED PUEDE SOLICITAR QUE NO SE HAGAN

1. Individuos involucrados con el cuidado de su salud o en el pago de servicios médicos: Podemos basarnos en nuestro juicio profesional para compartir su información médica, incluyendo su condición y el hecho de que esté bajo tratamiento, con amigos o parientes que estén involucrados con su salud, si usted tiene más de 18 años de edad, no puede comunicarse o está en situación de emergencia. Asimismo, puede que tengamos que divulgar información médica para notificar a un pariente u otra persona responsable de su salud sobre su ubicación, condición general o muerte. También podemos divulgar su información médica para obtener pago por servicios medicos .

2. Para fines de socorro ante desastres: Incluyendo:

  • Para coordinar usos y divulgaciones a individuos que participan en el cuidado de su salud.
  • A entidades públicas y privadas autorizadas para prestar ayuda en actividades de socorro ante desastres.

3. Divulgación a un Plan de Salud: Usted tiene derecho a limitar las divulgaciones de información médica protegida a un plan de salud en el que usted paga de su bolsillo el total de los servicios. Sin embargo, si un plan de seguros paga por los servicios de seguimiento, el servicio inicial cuyo total usted pagó de su bolsillo puede que se tenga que compartir con un plan de salud para fines de facturación. Por ejemplo, si usted paga de su bolsillo el total de una prueba de sangre para detectar diabetes, puede optar por limitar la divulgación de esa prueba a un plan de salud. Si posteriormente recibe tratamiento para la diabetes, y usted no puede o no desea pagar de su bolsillo el total del tratamiento, tendremos que compartir el resultado positivo de la prueba de diabetes con el plan de salud para poder recibir el pago por nuestros servicios.

 


C. USO O DIVULGACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN ESCRITA

El uso y/o divulgación de su información médica para fines distintos a los detallados arriba, requieren su autorización escrita. Cierto tipo de información que podría encontrarse dentro de su historial médico se considera bajo la ley federal y estatal altamente delicada y confidencial. Para su protección, la divulgación de esta información delicada requiere que usted proporcione una autorización específica por escrito. Entre los ejemplos de información médica delicada que requieren autorización para divulgar información se encuentran: pruebas de detección del VIH, o los resultados de esta prueba, cierta documentación de terapia clínica y tratamiento de abuso de sustancias y salud mental.

Anulación de su Autorización Escrita
Si usted nos proporciona una autorización escrita para que compartamos su información médica, puede anularla por escrito, en cualquier momento. Una vez anulada, no podremos seguir compartiendo su información médica para el(los) fines(s) descritos en la autorización escrita; no obstante, no nos será posible recuperar ninguna información que hayamos compartido antes del momento en que se anule la autorización. Tenemos la obligación de guardar historiales de los servicios que le brindamos.

Venta de información médica protegida y esfuerzos de mercadotecnia
BHCHP prohíbe la venta de información médica protegida sin la expresa autorización escrita. Esto quiere decir que nunca venderemos ni alquilaremos sus historiales médicos sin antes obtener su autorización escrita.

BHCHP participa en esfuerzos de mercadotecnia directa con miembros de la comunidad, quienes raramente podrían incluir pacientes. Como paciente, tiene derecho a “excluirse voluntariamente” de recibir material de mercadotecnia de BHCHP. Para ello, envíe una carta al Funcionario de Privacidad (Privacy Officer), que se menciona en la última página de este documento.

D. SUS DERECHOS RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA

1. Derecho a inspección y copias: Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar información médica y de facturación que puede utilizarse para tomar decisiones respecto a los servicios de salud que se le bindan. Esto no incluye notas sicoterapéuticas, información de laboratorio clínico ni información recabada antes de, o para su uso en, medidas o procedimientos civiles, penales o administrativos.

Para poder inspeccionar y copiar su información médica, debe llenar una Autorización para Divulgar Información y/o Hablar sobre Registros Médicos y presentarla ante el Funcionario de Privacidad de BHCHP/MHG. Si usted solicita una copia de la información, puede que le cobremos un cargo por costos incurridos en fotocopiado, envío por correo y suministros utilizados.

BHCHP/MHG puede negar su petición para inspeccionar y copiar su historial en ciertas circunstancias, muy limitadas. Si BHCHP/MHG niega su petición, usted puede solicitar que le proporcionemos copias de su historial para fines de inspección a través de otro médico que usted elija, o puede solicitar que le proporcionemos copias de su historial médico mediante su abogado. Otro profesional licenciado en servicios de salud que nuestra organización elija revisará su petición así como la  negación de ésta. La persona que lleve a cabo la revisión no será la misma persona que le negó su petición.

2. Derecho a solicitar una enmienda: Si usted cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, tiene derecho a solicitar una enmienda de su historial. Usted tiene derecho a solicitar una enmienda siempre y cuando BHCHP/MHG guarde la información (o la información se guarde para dicha organización).

  • BHCHP/MHG tiene derecho a negar su petición de enmienda a sus historiales médicos si ésta no se hace por escrito o no incluye un motivo para sustentar su petición. BHCHP/MHG también puede negar su petición si usted nos pide que modifiquemos los siguientes tipos de información:
  • Información que BHCHP/MHG no generó, a menos que la persona o entidad que la haya generado ya no esté disponible para hacer la modificación;
  • No forma parte de la información médica que BHCHP/MHG guarda (o de la información que se guarda para dicha organización);
  • No forma parte de la información médica que se le permitiría inspeccionar o copiar; o
  • Es exacta y está completa.

Para solicitar información sobre los pasos a tomar si desea que modifiquemos su historial o si desea presentar una enmienda, debe presentar su petición por escrito ante el Funcionario de Privacidad.

3. Derecho a un informe de las divulgaciones (información compartida): Usted tiene derecho a solicitar un informe de las divulgaciones, que consiste en un listado de su información médica que hayamos compartido.

Para solicitar un listado del informe de divulgaciones (información compartida), presente su petición por escrito ante el Funcionario de Privacidad. Las peticiones de un informe de divulgaciones no puede comprender un período mayor a seis meses y las peticiones no pueden incluir solicitudes de información divulgada (compartida) antes del 26 de febrero de 2003. Su petición debe indicar si usted prefiere el listado de forma impresa o electrónica. El primer listado que solicite dentro de un período de 12 meses será gratuito. Puede que le cobremos por listados adicionales. Le notificaremos el costo y usted puede elegir suspender o modificar su petición antes de que se incurran en algún costo.
           
4. Derecho a solicitar limitaciones: Usted tiene derecho a solicitar limitaciones a la información médica sobre usted que compartimos para tratamiento, pagos u operaciones relacionadas con servicios de salud. El derecho a solicitar limitaciones no se aplica a usos o divulgaciones que exige la ley. Usted tiene derecho a solicitar limitaciones a la información médica sobre usted que compartimos con aquellos que le brindan servicios de salud o para pagos por él, como un pariente o amigo. Por ejemplo, podría pedirnos que no compartamos información sobre una operación a la que usted se haya sometido.

Para solicitar limitaciones, comuníquese con el Funcionario de Privacidad. En su petición debe decirnos 1.) qué información desear limitar y 2.) a quién desea que se apliquen esas limitaciones, por ejemplo, compartir información con el conyugue. No tenemos la obligación de aceptar su petición. Si la aceptamos, cumpliremos con ella. Podemos usar o divulgar información limitada para tratamientos de emergencia.
    
5.  Derecho a solicitar comunicación confidencial: Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su información médica de cierta manera o a ciertos lugares. Por ejemplo, puede pedirnos que solo nos comuniquemos con usted a su trabajo o por correo.

Para solicitar comunicación confidencial, comuníquese con el Funcionario de Privacidad. No le preguntaremos la razón por la cual hace la petición. Satisfacérsenos todas las peticiones razonables. Su petición debe especificar cómo o adónde desea que nos comuniquemos con usted.

6. Derecho a una copia impresa de este aviso: Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de este Aviso. Puede obtenerla en nuestro sitio Web (www.bhchp.org) o cualquier otra vía electrónica (correo electrónico). Aunque usted haya aceptado recibir este Aviso electrónicamente, de todas maneras tiene derecho a una copia impresa.

Puede obtener una copia impresa de este Aviso al ingreso, en su primera visita después de la fecha de entrado en vigor, o puede comunicarse con el Funcionario de Privacidad para obtener una copia de este Aviso en cualquier momento.

7. Derecho a acceso a la información médica protegida electrónicamente:
Usted tiene derecho a obtener una copia de su información médica protegida en formato electrónico cuando ésta se encuentre en un Historial Médico Electrónico (“EHR”, por sus siglas en inglés). Esto quiere decir que usted puede solicitar una copia en PDF de su información médica, y nosotros debemos proporcionársela para la información almacenada en nuestro EHR.

8. Derecho a reclamación: Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una reclamación ante BHCHP/MHG al notificar al Director de Operaciones Clínicas (para clínica) o al Director del Sanatorio (para Sanatorio) al llenar un Queja de acuerdo con el Procedimiento de Quejas de BHCHP/MHG. Si la reclamación /queja trata sobre una violación de privacidad, se reenviará al Funcionario de Privacidad.

También puede presentar una reclamación ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

No se le penalizará por presentar una reclamación. BHCHP/MHG no tomará represalias contra usted por presentar una reclamación.


E. LA RESPONSABILIDAD DE BHCHP DE GUARDAR HISTORIALES MÉDICOS

El período de tiempo que las clínicas y hospitales en Massachusetts deben conservar historiales médicos se redujo de 30 a 20 años según la ley estatal, “Capítulo 305 de la Ley de 2008, una Ley para promover el control de costos, la transparencia y la eficiencia en la prestación de cuidados de la salud de calidad” (promulgada por el gobernador Deval Patrick el 10 de agosto de 2008) y el Departamento de Reglamentaciones de la Salud Pública de Massachusetts pertinente con vigencia el 10 de Julio de 2009.

A partir del 10 de julio de 2009, BHCHP/MHG conservará los historiales médicos por un período de máximo 20 años a partir de la última fecha de servicio a un paciente.

El acceso de pacientes a los historiales médicos no cambiará con este cambio de ley. Los pacientes seguirán teniendo derecho a inspeccionar sus historiales médicos al presentar una petición en cualquier momento durante el período de 20 años en que se nos exige conservar los historiales médicos.

Cuando los historiales tienes más de 20 años, BHCHP/MHG tiene la obligación de notificarle al Departamento de la Salud Pública, 30 días antes de la fecha en que se destruirán, de nuestra intención de destruir los historiales. La destrucción de los historiales de más de 20 años se hace mediante un proveedor, que ha firmado un acuerdo para transportar y destruir los historiales de manera en que se proteja confidencialidad en todo momento.

Usted puede obtener una copia completa de la Política de Retención y Destrucción de Historiales del Boston Health Care for the Homeless Program al comunicarse con el Funcionario de Privacidad al
857-654-1078.

F. CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho de revisar o cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de que el Aviso revisado o modificado entre en vigencia para información médica sobre usted que ya dispongamos o cualquier otra información que recibamos en el futuro. La fecha de entrada en vigor aparecerá en la parte superior de la primera página.

G. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, comuníquese con:

Elaine Fanwick, RHIA - Privacy Officer     
Boston Health Care for the Homeless Program        
780 Massachusetts Avenue
Boston, Massachusetts 02118
Teléfono: 857-654-1078
 
PROGRAMAS/UBICACIONES DE CUIDADO Y COLABORACIONES
BOSTON HEALTH CARE FOR THE HOMELESS PROGRAM (BHCHP)/McINNIS HEALTH GROUP (MHG)

El listado parcial de los programas/ubicaciones de cuidado y colaboraciones incluye lo siguiente:

 
 

  1. 780 Albany Street (Admin. Offices)
  2. Anchor Inn
  3. Asian Task Force Against Domestic Violence
  4. Barbara McInnis House
  5. Beacon Townhouse Inn #2
  6. Beth Israel Hospital
  7. Boston Medical Center
  8. Boston Family Shelter
  9. Boston Living Center
  10. Brigham & Women’s Hospital
  11. Brookview House
  12. Cambridge Health Alliance/Cambridge Health Care for the Homeless
  13. Cardinal Medeiros Center
  14. Carolina Hills Shelter
  15. Casa Esperanza Men’s Program
  16. Casa Nueva Vida
  17. Church of Advent
  18. Crittenton Women’s Union
  19. Crossroads
  20. Day care and school outreach, including: Horizons for Homeless Children, Above and Beyond, and others
  21. Dove
  22. Entre Familia
  23. Families in Transition
  24. Father Bill’s Place
  25. Finex House
  26. Friends of the Homeless of the South Shore
  27. Hildebrand Family Shelter I, Dorchester
  28. Hildebrand Family Shelter II, Dorchester
  29. hopefound, including Stay-In Beds and Transitional Living Program
  30. Housing Families, Inc.
  31. Jean Yawkey Place Clinic (formerly BMC Homeless Primary Care)    
  32. Kingston House
  33. Kitty Dukakis Women’s Treatment Center
  34. Latinas Y Ninas
  35. Lindemann Mental Health Center
  36. Long Island Shelter
  37. Margaret’s House
  38. Massachusetts General Hospital
  39. Massachusetts Mental Health Center
  40. Millenium House #1
  41. Millenium House #2
  42. Nazareth Residence
  43. Temporary Home for Women and Children (“New Chardon Street Shelter”)
  44. New England Center for Homeless Veterans
  45. North Beacon Inn
  46. Pilgrim Shelter
  47. Pine Street Inn Men’s Clinic
  48. Pine Street Inn Women’s Clinic
  49. Project Hope
  50. Queen of Peace Shelter
  51. Renewal House
  52. Revision House
  53. Rosie’s Place
  54. Safe Harbor    
  55. SOAR
  56. Sojourner House
  57. South End Community Health Center
  58. St. Ambrose
  59. St. Francis House
  60. St. Mary’s Center for Women and Children, including Bridge Home, Margaret’s House.
  61. St. Patrick Women’s Shelter
  62. Tufts Medical Center
  63. Transition House/Cambridge
  64. Outreach, including:
    • Scattered site apartments
    • Motels (temporary placements)
    • Van (Pine Street Inn, Needle Exchange)
    • Boston Public Schools
  65. Suffolk Downs (Eighth Pole)
  66. Transitions
  67. Women’s Lunch Place    
  68. Woods Mullen Shelter

BHCHP/MHG colabora estrechamente con clínicas de salud en albergues, hospitales y otros establecimientos y organizaciones del área. La planificación cooperativa de cuidados de la salud se lleva a cabo en una forma organizada y cierta información médica se introduce en un registro compartido. BHCHP/MHG es miembro del Centro de Salud Comunitaria de Boston Health Net y puede compartir información con el Boston Medical Center u otros miembros del Centro de Salud Comunitaria de Boston Health Net para fines de tratamiento, pagos y operaciones relacionadas con servicios de salud. La colaboración con el Boston Health Net incluye:

  • Boston Medical Center
  • Boston Health Care for the Homeless Program
  • Codman Square Health Center
  • Dorchester House Multi-Service Center
  • East Boston Neighborhood Health Center
  • Geiger-Gibson Community Health
  • Greater Roslindale Medical and Dental Center
  • Harvard Street Neighborhood Health Center
  • Manet Community Health Center
  • Mattapan Community Health Center
  • Neponset Health Center
  • Roxbury Comprehensive Community Health Center
  • South Boston Community Health Center
  • South End Community Health Center
  • Upham’s Corner Health Center
  • Whittier Street Neighborhood Health Center