Privacy Practices

Boston Health Care for the Homeless Program /McInnis Health Group 

Notice of Privacy Practices

 

This notice describes how information about you may be used 

and disclosed and how you can get access to this information. 

Please review it carefully.

 

Boston Health Care for the Homeless Program /McInnis Health Group (BHCHP/MHG) keeps a record of your health information. This includes health information about you that is collected during the course of your treatment at BHCHP/MHG, and includes information that may be kept in paper or electronic form. Information such as your symptoms, test results, diagnoses, treatment, care plan, demographic, and payment information are examples of your health information that may be a part of your health record.  We are legally required to keep this health information private. This Notice is being given to you because BHCHP/MHG is required by federal law to tell you ahead of time about:

 

  • How BHCHP/MHG will handle your health information
  • BHCHP/MHG’s legal duties related to your health information
  • Your rights with regard to your health information.

 

This Notice applies to BHCHP/MHG and the following individuals/organizations:

  • Any health care provider who is a member of the BHCHP/MHG medical, dental, behavioral health, or case management staff. 
  • All BHCHP/MHG workers, including employees, volunteers, student learners and other health center personnel.
  • Any health care professional authorized by BHCHP/MHG to enter information into your medical record. 
  • Community Health Centers of Boston HealthNet: BHCHP/MHG and these organizations share medical information for treatment, payment, and health care operations purposes as described in this Notice. A list of these centers is below. 

 

A.  USE AND DISCLOSURE OF HEALTH INFORMATION WITHOUT AUTHORIZATION

 

1. Treatment: Your primary care doctors, consultant doctors (doctors outside of BHCHP/MHG whom we ask to see you to get another opinion or further treatment), nurse practitioners, physicians assistants, nurses, technicians, students of the health care professions, and mental health clinicians involved in taking care of you at BHCHP/MHG may use your health information to provide you with treatment or related services. For example, a doctor treating you for an injury needs to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. Different departments and your interdisciplinary care team—including, without limitation, medical, behavioral health, and care management staff—may share your health information for purposes of care coordination. This helps to make sure that everyone caring for you has the information they need. BHCHP/MHG believes that sharing your information is critical in order to provide you with the best health care and is necessary given the complexities of various illnesses and health conditions.

 

2. Payment: BHCHP/MHG may use your protected health information to bill for services provided to you and to collect payment for our services. For instance, your insurance company or third party payor, such as Medicare or Medicaid, may request to see copies of your record to verify services which you received or to determine if you are eligible for benefits or if the services you received were medically needed.

 

3. Health care operations: Health Care Operations are the functions that all health care facilities and agencies perform to verify that the delivery of care to patients is being properly performed and that the facility or agency is functioning properly. Some of the information is shared with outside parties who perform these health care operations or other services on behalf of BHCHP/MHG (“business associates”). These business associates must also take steps to keep your health information private. Examples of activities that make up health care operations include:

 

  • Monitoring the quality of care and making improvements where needed
  • Making sure health care providers are qualified to do their jobs
  • Reviewing medical records for completeness and accuracy or as required by law
  • Meeting standards set by agencies who regulate BHCHP/MHG
  • Teaching health professionals
  • Using outside business services, such as auditing, legal or other consulting services
  • Storing your health information on our computers
  • Managing and analyzing health information

 

 

4.  To contact you regarding your care:  BHCHP/MHG may use your health information to contact you:

  • At the contact information you give to us (including leaving messages at the telephone numbers): about scheduled or cancelled appointments, registration/insurance updates, billing or payment matters (if applicable), or test results
  • With information about patient care issues, treatment choices, and follow up care instructionsTo discuss health related benefits or services that may be of interest to you.

 

5.  In medical emergencies:  If you are in a situation which causes or is about to cause jeopardy to your health or life, and which requires immediate intervention, BHCHP/MHG may use or disclose your health information without your consent.

 

6. As required by law or legal authorities:  BHCHP/MHG is either permitted or required by law to disclose your health information to the following types of entities and for the following reasons, including but not limited to:

 

 

  • Public Health: BHCHP/MHG may disclose your health information for public health activities, including to prevent, lessen or control disease, injury, disability, or other serious threats to your or the public’s health or safety; to report child abuse, or neglect, or as otherwise authorized by law; to report reactions to medicine or problems with products; to notify a person exposed to a contagious disease. 
  • Victims of Abuse, Neglect or Domestic Violence: If BHCHP/MHG staff reasonably believes you are a victim of abuse, neglect or domestic violence, BHCHP/MHG may disclose your health information to an appropriate agency(ies) authorized by law to receive such reports.
  • Health Oversight: BHCHP/MHG may be required to disclose health information to oversight agencies for activities such as audits or inspections to oversee the health care system and/or government programs.
  • Legal Proceedings: BHCHP/MHG may be required to disclose health information as part of a judicial or administrative proceeding, such as in response to a legal order or subpoena.
  • Law Enforcement: BHCHP/MHG may be required to disclose health information for law enforcement purposes. 
  • Coroners, Funeral Directors, and Organ Donation: BHCHP/MHG may be required to disclose health information to a coroner or medical examiner to identify a deceased person or to determine the cause of death. We may also disclose health information to a funeral director or their designee, as necessary to carry out their duties. Health information may also be disclosed to coordinate organ, eye or tissue donation at death.
  • Research: Under certain circumstances, BHCHP/MHG may share health information about you for research purposes; however, we will do this only through a special review process.  If a researcher will have access to your name, address, or other information that reveals who you are, we will ask for your specific permission or get approval from an Internal Review Board.
  • Specialized Government Functions: Under certain circumstances, BHCHP/MHG may be required to disclose health information to units of the U.S. government with special functions, such as the U.S. military or the U.S. Department of State.
  • Workers' Compensation: BHCHP/MHG may use and disclose health information as required to comply with workers' compensation laws, and other programs that provide benefits for work-related injuries or illnesses. 
  • Required By Law: BHCHP/MHG may be required to use or disclose your health information as required by federal, state or local law. 

 

 

B.  USES OR DISCLOSURES THAT MAY BE LIMITED OR YOU MAY REQUEST NOT BE MADE

 

1. Individuals involved in your care or in payment for your care:  We may exercise our professional judgment to share your health information, including your condition and the fact that you are being treated, with family and friends under the following circumstances:

 

  • If the family member or other person close to you if they are involved in your care or payment for your care
  • To notify a family member or other person responsible for you of your location, general medical condition, or death.

If you are in an emergency situation and not able to make your wishes known, we will use our best judgment to decide whether to share information. If it is thought to be in your best interest, we will only share information that others really need to know.

 

2. Disaster relief purposes:  Including:

  • To coordinate uses and disclosures to individuals involved in your care.
  • To authorized public or private entities to assist in disaster relief efforts. 

 

3. Disclosure to a health plan: You have the right to restrict disclosures of protected health information to a health plan where you pay out-of-pocket for your services in-full.  However, if follow-up services are paid for through an insurance plan, the initial service for which you paid out of pocket in-full may need to be shared with a health plan for billing purposes. For example, if you pay out-of-pocket in-full for a blood test for diabetes you may choose to restrict disclosure of this test to a health plan. If you later receive diabetes treatment and you are unable or unwilling to pay out-of-pocket in-full for the treatment, we will have to share the result of your positive diabetes test with the health plan in order to receive payment for our services. 

 

C.  USE OR DISCLOSURES THAT REQUIRE YOUR WRITTEN PERMISSION

 

Using and/or disclosing your health information for most purposes other than those detailed above requires your written authorization. Under state and federal law, certain types of information in your medical record are considered to be highly sensitive and confidential. Releases of this sensitive information require you to provide a specific written authorization. Examples of sensitive medical information that requires an authorization include: HIV testing or test results, certain clinical therapy documentation, and behavioral health history and treatment (including both mental health and substance use). 

 

Revocation of Your Written Authorization

If you provide written authorization for us to share your health information, you may revoke that authorization, in writing, at any time. Once revoked, we will no longer share your health information for the purpose(s) covered in the written authorization; however, we are unable to take back any information we have already shared  prior to the time your authorization was revoked. 

 

Sale of Protected Health Information and Marketing Efforts

BHCHP/MHG prohibits the sale of protected health information without your express written authorization. This means we will never sell or lease your medical records without first obtaining your written authorization. 

 

BHCHP/MHG’s direct marketing efforts to community members may include patients. As a patient, you have the right to “opt out” of receiving BHCHP/MHG marketing materials. In order to opt out, please contact the Privacy Officer; see section G below. 

 

D.  YOUR RIGHTS REGARDING YOUR HEALTH INFORMATION 

 

1. Right to inspect and copy: You have the right to inspect and copy health and billing information that may be used to make decisions about your care. This does not include psychotherapy notes, clinical laboratory data, or information compiled in anticipation of or for use in a civil, criminal or administrative action or proceeding.

 

To inspect and copy your medical information, you must complete an Authorization for the Release and/or Discussion of Medical Records and submit it to BHCHP/MHG Medical Records, 780 Albany Street, Boston, MA 02118. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of copying, mailing, and supplies used. 

 

BHCHP/MHG may deny your request to inspect and copy your record in certain, very limited, circumstances. If BHCHP/MHG denies your request, you may request that we release copies of your record for inspection to you through another physician of your choice or you may request that we release copies of your medical record to you through your attorney. Another licensed health care professional chosen by our organization will review your request and the denial. The person conducting the review will not be the person who denied your request.

 

2. Right to request an amendment:  If you feel that health information we have about you is inaccurate or incomplete, you have the right to request an amendment to your record. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by (or for) BHCHP/MHG. 

    BHCHP/MHG has the right to deny your request for amendment of your medical records if it is not in writing or if it does not include a reason to support your request. BHCHP/MHG may also deny your request if you ask us to amend the following types of information:

  • Information that was not created by BHCHP/MHG, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment;
  • Is not part of the health information kept by or for BHCHP/MHG;
  • Is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or,
  • Is accurate and complete.

 

To request information about the steps to be taken if you wish us to amend your record or if you wish to submit an amendment, you must submit your request in writing to the Privacy Officer; see section G, below.

 

3. Right to an accounting of disclosures (shared information):  You have the right to request an accounting of disclosures, which is a list of the health information about you which we have shared.

 

    To request an accounting of disclosures (shared information), submit your request in writing to the Privacy Officer; see section G, below. Requests for an accounting of disclosures may be for a period of up to six years and requests may not include requests for information released (shared) before February 26, 2003. Your request should indicate if you prefer to receive the list on paper or electronically. The first list you request within a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you. We will notify you of the cost involved and you may choose to withdraw or modify your request before any costs are incurred.

           

4. Right to request restrictions:  You have the right to request a restriction or limitation on the health information we share about you for treatment, payment, or health care operations. The right to request restrictions does not apply to or limit uses and disclosures required by law. You also have the right to request a limit on the health information we share about you to someone who is involved in your care or payment for your care, like a family member or friend. For example, you could ask that we not share information about a surgery you had.

 

    To request restrictions, contact the Privacy Officer; see section G, below. In your request you must tell us 1.) what information you want to limit and 2.) to whom you want the limits to apply. A request may state, for example, “Do not share information about my hepatitis diagnosis and treatment with my spouse.” We are not required to agree to your request. If we do agree, we will comply with your request. We may use or disclose restricted information for emergency treatment.

    

5.  Right to request confidential communications:  You have the right to request that we communicate with you about health information in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you by telephone or by email.

 

    To request confidential communications, contact the Privacy Officer; see section G, below. We will not ask you the reason for your request. We will accommodate all reasonable requests. Your request must specify how or where you wish to be contacted.

 

6. Right to a paper copy of this notice: You have the right to obtain a paper copy of this Notice. You may obtain a copy of this Notice at our website (www.bhchp.org) or by other electronic means (e-mail). Even if you have agreed to receive this Notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this Notice. 

 

    You may obtain a paper copy of this Notice on admission, on your first visit after the effective date, or you may contact the Privacy Officer (see section G, below) for a copy of this Notice at any time. 

 

7. Right to access PHI electronically: 

    You have a right to obtain a copy of your protected health information in electronic format where it is maintained in an Electronic Health Record (“EHR”). This means you may request a PDF copy of your health information and we must provide you with one for the information that was stored in our EHR.

 

8. Right to complain:  If you feel that your privacy rights have been violated, you may file a complaint with BHCHP/MHG by notifying the Director of Clinical Operations (for clinics), or the Director of Respite (for Respite), by filing a Grievance in accordance with the BHCHP/MHG Grievance Procedure.  If the complaint/grievance is about a violation of privacy, it will be forwarded to the Privacy Officer.

 

    You may also file a complaint with the Secretary of the Department of Health and Human Services.

 

You will not be penalized for filing a complaint. BHCHP/MHG will not retaliate against you for filing a compliant.

 

E.  BHCHP/MHG’S RESPONSIBILITY TO RETAIN MEDICAL RECORDS


BHCHP/MHG maintains medical records for a period of up to 20 years from a patient’s last date of service.

 

Patient access to medical records will not change with this change in the law.  Patients  continue to have the right to inspect their medical records upon request at any time during the 20 year period for which we are required to maintain medical records.

 

When records are 20 years old or older, BHCHP/MHG is required to notify the Department of Public Health, 30 days prior to the intended date of destruction, of our intention to destroy the records.  Destruction of records which are 20 years old or older is done by a vendor who has signed an agreement to transport and destroy the records in a manner which protects confidentiality at all times.

 

You may obtain a full copy of the Boston Health Care for the Homeless Program’s Records Retention and Destruction Policy by contacting the Privacy Officer; see section G, below.

 

F. CHANGES TO THIS NOTICE

 

We reserve the right to revise or change this Notice. We reserve the right to make the revised or changed Notice effective for health information we already have about you or any information we receive in the future. The effective date will be at the top of the first page.

 

 

G.  CONTACT INFORMATION 

 

If you have any questions about this Notice, please contact:

 

Boston Health Care for the Homeless Program

Attn. Privacy Officer        

780 Massachusetts Avenue

Boston, Massachusetts 02118

PROGRAMS/LOCATIONS OF CARE AND COLLABORATIONS

BOSTON HEALTH CARE FOR THE HOMELESS PROGRAM/McINNIS HEALTH GROUP

 

A partial list of BHCHP/MHG programs/locations of care and collaborations includes the following:

 

 

  1. 780 Albany Street (Admin. Offices)
  2. Anchor Inn
  3. Asian Task Force Against Domestic Violence
  4. Barbara McInnis House
  5. Bay Cove
  6. Beacon Townhouse Inn #2
  7. Beth Israel Hospital
  8. Boston Medical Center 
  9. Boston Family Shelter
  10. Boston Living Center
  11. Boston Public Health Commission and its programs and services including, without limitation, Woods Mullen Shelter, 112 Southampton Shelter, PAATHS, Transitions, Wyman Program
  12. Boston Rescue Mission/Kingston House
  13. Brigham & Women’s Hospital
  14. Brookview House
  15. Cambridge Health Alliance/Cambridge Health Care for the Homeless
  16. Cardinal Medeiros Center
  17. Carolina Hills Shelter
  18. Casa Esperanza 
  19. Casa Nueva Vida
  20. Church of Advent
  21. Crittenton Women’s Union
  22. Crossroads
  23. Day care and school outreach, including: Horizons for Homeless Children, Above and Beyond, and others 
  24. Dove
  25. Entre Familia
  26. Families in Transition
  27. Father Bill’s Place
  28. Finex House
  29. Friends of the Homeless of the South Shore 
  30. Hildebrand Family Shelter I
  31. Hildebrand Family Shelter II
  32. hopefound, including Stay-In Beds and Transitional Living Program
  33. Housing Families, Inc.
  34. BMC Clinic/Jean Yawkey Place Clinic    
  35. Kingston House
  36. Kit Clark
  37. Latinas y Ninas
  38. Lindemann Mental Health Center
  39. Margaret’s House
  40. Massachusetts General Hospital 
  41. Massachusetts Mental Health Center
  42. Millenium House #1
  43. Millenium House #2
  44. Nazareth Residence
  45. Temporary Home for Women and Children (“New Chardon Street Shelter”)
  46. New England Center and Home for  Veterans
  47. Pilgrim Shelter
  48. Pine Street Inn and its programs and services, including, without limitation, Pine Street Inn at Shattuck Hospital
  49. Project Hope
  50. Queen of Peace Shelter
  51. Renewal House
  52. Revision House
  53. Rosie’s Place
  54. Safe Harbor
  55. Soar
  56. Sojourner House
  57. Supportive Place for Observation and Treatment (SPOT)
  58. St. Ambrose
  59. St. Anthony House
  60. St. Francis House
  61. St. Mary’s Center for Women and Children, and its programs or services, including, without limitation, Bridge Home, Margaret’s House
  62. St. Patrick Women’s Shelter
  63. Stacy Kirkpatrick House
  64. Tufts Medical Center
  65. Transition House/Cambridge
  66. Outreach, including: scattered site apartments; motels (temporary placements);  van (Pine Street Inn, Needle Exchange); Boston Public Schools
  67. Transitions
  68. Victory Programs
  69. Women’s Lunch Place    

 

 

BHCHP/MHG also works in close collaboration with health care clinics at area shelters, hospitals and other facilities, and agencies. Collaborative planning of health care occurs in an organized manner and some protected health information may be entered into a shared record.  BHCHP/MHG Is a Community Health Center member of Boston Health Net and may share information with Boston Medical Center or the other Community Health Center members of Boston Health Net for the purposes of treatment, payment, and health care operations.  The Boston Health Net Collaboration includes: 

 

 

Boston Medical Center

Boston Health Care for the Homeless Program

Codman Square Health Center

Dorchester House Multi-Service Center

East Boston Neighborhood Health Center

Geiger-Gibson Community Health

Greater Roslindale Medical and Dental Center

Harvard Street Neighborhood Health Center

Manet Community Health Center

Mattapan Community Health Center

Neponset Health Center

Roxbury Comprehensive Community Health Center

South Boston Community Health Center

South End Community Health Center

Upham’s Corner Health Center

Whittier Street Neighborhood Health Center

 

 

BHCHP/MHG is part of an organized health care arrangement called OCHIN. A current list of OCHIN participants is available at http://www.ochin.org/our-members/ochin-members/. As a business associate of BHCHP/MHG, OCHIN supplies information technology and related services to BHCHP/MHG and other OCHIN participants.  OCHIN also engages in quality assessment and improvement activities on behalf of its participants.  For example, OCHIN coordinates clinical review activities on behalf of participating organizations to establish best practice standards and assess clinical benefits that may be derived from the use of electronic health record systems.  OCHIN also helps participants work collaboratively to improve the management of internal and external patient referrals. BHCHP/MHG may share your health information with other OCHIN participants when necessary for health care operations purposes of the organized health care arrangement. 

 

 

 

 

 

Boston Health Care for the Homeless Program /McInnis Health Group 

Aviso de prácticas de privacidad

 

Este aviso describe cómo la información sobre usted puede ser usada
y divulgada y cómo usted puede tener acceso a esta información. 

Léalo detenidamente.

 

Boston Health Care for the Homeless Program /McInnis Health Group (BHCHP/MHG) lleva un registro de la información de su salud. Incluye información sobre su salud recopilada durante su tratamiento en BHCHP/MHG; esta información puede guardarse de forma escrita o electrónica. La información sobre su salud que puede formar parte de su registro de salud son los datos tales como sus síntomas, resultados de sus exámenes, diagnóstico, tratamiento, plan de atención, información demográfica y de pago.  Por ley estamos obligados a mantener esta información de forma privada. Se brinda este aviso porque las leyes federales obligan a BHCHP/MHG a informarle con anticipación sobre lo siguiente:

  • Cómo BHCHP/MHG manejará la información sobre su salud.
  • Las obligaciones legales de BHCHP/MHG en relación a su información de salud.
  • Sus derechos sobre su información de salud.

 

Este aviso aplica a BHCHP/MHG y a las siguientes personas u organizaciones:

  • Cualquier proveedor de atención de la salud que forme parte del personal médico, odontológico, de salud mental o de administración de casos de BHCHP/MHG. 
  • Todos los trabajadores de BHCHP/MHG, entre ellos, empleados, voluntarios, estudiantes y cualquier otro personal del centro de salud.
  • Todo profesional de atención de la salud autorizado por BHCHP/MHG a ingresar información a sus registros médicos. 
  • Centros comunitarios de salud de Boston HealthNet: BHCHP/MHG y estas organizaciones comparten información médica con propósitos de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según se describe en este aviso. A continuación se incluye una lista de estos centros. 

 

A.  USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE SALUD SIN AUTORIZACIÓN

 

1. Tratamiento: Sus médicos de atención primaria, médicos consultores (médicos que no pertenecen a BHCHP/MHG y a quienes pedimos que usted visite para tener otra opinión o para recibir más tratamiento), enfermeros profesionales, asociados médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de profesiones de atención médica y médicos de salud mental involucrados en su atención en BHCHP/MHG pueden usar su información de salud para proporcionarle tratamiento o servicios relacionados. Por ejemplo: un médico que lo está tratando por una lesión necesita saber si usted sufre de diabetes, ya que la diabetes puede demorar el proceso de cicatrización. Diferentes departamentos y el equipo de atención interdisciplinaria, incluidos, entre otros, el personal médico, de salud mental y de administración de la atención, pueden compartir su información de salud con el propósito de coordinar su atención. Esto permite asegurarse de que todos los que lo asistan cuenten con la información que necesitan. BHCHP/MHG considera que compartir su información es fundamental para brindarle la mejor atención médica; también es necesario dada la complejidad de varias enfermedades y afecciones de salud.

 

2. Pago: BHCHP/MHG puede usar su información de salud protegida para facturarle los servicios prestados y para recibir el pago de nuestros servicios. Por ejemplo: su compañía de seguros o un tercero pagador, como Medicare o Medicaid, puede solicitar ver las copias de sus registros para verificar los servicios que usted recibió, para determinar si usted es elegible para recibir los beneficios o si los servicios que recibió eran médicamente necesarios.

 

3.  Operaciones de atención de la salud: Las operaciones de atención de la salud son las funciones que llevan a cabo todas las agencias e instituciones de atención de la salud para verificar que la atención brindada a pacientes se realice adecuadamente y que la institución o agencia funcionen correctamente. Parte de la información se comparte con entidades de terceros que realizan estas operaciones de atención de la salud o prestan otros servicios a nombre de BHCHP/MHG ("asociados comerciales"). Estos asociados comerciales también deben tomar medidas para mantener la privacidad de su información. Algunos ejemplos de las actividades que constituyen las operaciones de atención de la salud son los siguientes:

  • Controlar la calidad de la atención e implementar mejoras donde sea necesario.
  • Asegurar de que los proveedores de atención de la salud estén calificados para hacer su trabajo.
  • Revisar la integridad y precisión de los registros médicos o lo que disponga la ley.
  • Cumplir con los estándares establecidos por las agencias que rigen a BHCHP/MHG.
  • Enseñar a los profesionales de la salud.
  • Usar servicios externos, tales como servicios de auditoría, legal o de consultoría.
  • Almacenar su información de salud en nuestras computadoras.
  • Administrar y analizar la información de salud.

 

4.  Comunicarse con usted con respecto a su atención:  BHCHP/MHG puede usar su información de salud para comunicarse con usted de la siguiente manera:

  • A la información de contacto que nos proporcionó (incluso dejar mensajes en los números de teléfono) sobre citas programadas o canceladas, actualizaciones de seguro o registro, temas de facturación o pago (si corresponde) o resultados de exámenes.
  • Con información sobre temas de atención de pacientes, opciones de tratamiento y seguimiento de instrucciones de atención. Para discutir sobre servicios o beneficios relacionados con la salud que pueden ser de interés para usted.

 

5.  En emergencias médicas: Si usted se encuentra en una situación que cause o pueda causar peligro a su salud o a su vida y que requiera intervención inmediata, BHCHP/MHG puede usar o divulgar su información de salud sin su consentimiento.

 

6.  Según lo exigido por las leyes o las autoridades legales: La ley permite o exige a BHCHP/MHG divulgar información sobre su salud a los siguientes tipos de entidades y por los siguientes motivos, entre ellos:

 

 

  • Salud pública: BHCHP/MHG puede divulgar información sobre su salud para actividades de salud pública, incluso para la prevención, disminución o control de enfermedades, lesiones, discapacidades u otras serias amenazas para su salud o la salud pública, para su seguridad o la seguridad pública; para informar abandono o abuso infantil o con algún otro motivo que lo autorice la ley; para informar las reacciones a medicamen­tos o problemas con productos; para notificar a una persona que se esté expuesta a una enfermedad contagiosa. 
  • Víctimas de abuso, abandono o violencia doméstica: Si el personal de BHCHP/MHG cree que usted es víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, BHCHP/MHG puede divulgar su información de salud a una agencia adecuada y autorizada por ley a recibir esos informes.
  • Supervisión de salud: Se puede solicitar a BHCHP/MHG que divulgue información de salud para supervisar a las agencias respecto a ciertas actividades, tales como auditorías o inspecciones, para controlar el sistema de atención de la salud o programas gubernamentales.
  • Procedimientos legales: Se puede solicitar a BHCHP/MHG que divulgue información de salud como parte de un procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a una orden legal o citación.
  • Aplicación de la ley: Se puede solicitar a BHCHP/MHG que divulgue información de salud con fines legales. 
  • Médicos forenses, funerarias y donación de órganos: Se puede solicitar a BHCHP/MHG que divulgue información de salud a un médico forense o legista para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar información de salud a una funeraria o a su representante, según sea necesario, para cumplir con sus obligaciones. Además, podemos divulgar información de salud para coordinar la donación de órganos, ojos o tejido después del fallecimiento.
  • Investigación: En ciertas circunstancias, BHCHP/MHG puede compartir información de salud sobre usted con propósitos de investigación; sin embargo, solo lo haremos en un proceso de revisión especial.  Si un investigador tuviera acceso a su nombre, dirección u otra información que revele su identidad, solicitaremos su autorización específicamente u obtendremos la aprobación de una Junta de revisión interna.
  • Funciones especiales del gobierno: En ciertas circunstancias, se puede solicitar a BHCHP/MHG que divulgue información de salud a ciertas unidades del gobierno de EE. UU. con funciones especiales, tales como las Fuerzas Armadas o el Departamento de Estado de EE. UU.
  • Indemnización de trabajadores: BHCHP/MHG puede usar y divulgar información de salud en caso de que se le exija para cumplir con las leyes de indemnización de trabajadores y otros programas que otorguen beneficios por enfermedades o lesiones laborales. 
  • Exigido por ley: Las leyes federales, estatales o locales pueden exigir a BHCHP/MHG que use o divulgue su información de salud. 

 

B. USOS O DIVULGACIONES QUE PUEDEN ESTAR RESTRINGIDAS O USTED SOLICITA QUE NO SE HAGAN

 

1. Personas que participan en su atención o en el pago por su atención: Podemos aplicar nuestro criterio profesional para compartir su información de salud con familiares y amigos, incluso su enfermedad y el hecho de ser tratado en las siguientes circunstancias:

  • Si el integrante de su familia u otra persona cercana participa o paga su atención médica.
  • Para notificar a un miembro de su familia u otra persona responsable de su ubicación, su situación médica general o de su muerte.

Si usted tiene una emergencia y no es capaz de dar a conocer sus deseos, aplicaremos nuestro mejor criterio para decidir si compartimos la información. Si consideramos que es lo mejor para usted, solo compartiremos información que otros realmente necesitan saber.

 

2. Con propósitos de ayuda en casos de desastres incluye lo siguiente:

  • Coordinar el uso y divulgación a personas que participan en su atención.
  • Autorizar a entidades públicas o privadas para asistir en situaciones en casos de desastres. 

 

3. Divulgación a un plan de salud: Usted tiene el derecho de limitar la divulgación de información de salud protegida a un plan de salud cuando usted paga de su bolsillo la totalidad de los servicios.  Sin embargo, si los servicios de seguimiento son abonados por un plan de seguro, el servicio inicial por el cual usted pagó de su bolsillo puede ser compartido con un plan de salud para su facturación. Por ejemplo, si usted abonó de su bolsillo la totalidad de un análisis de sangre para la diabetes, usted puede decidir limitar la divulgación de este análisis a un plan de salud. Si posteriormente recibe tratamiento para la diabetes y usted no puede o no desea pagar la totalidad del tratamiento de su bolsillo, deberemos compartir el resultado positivo de su examen de diabetes con el plan de salud para recibir el pago de nuestros servicios. 

 

C. USO O DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU PERMISO POR ESCRITO

 

Usar o divulgar su información de salud para la mayoría de los fines que no sean los detallados más arriba, requiere su autorización por escrito. Según las leyes estatales y federales, se considera sumamente personal y confidencial cierto tipo de información de su registro médico. Divulgar esta información confidencial requiere su autorización específica por escrito. Algunos ejemplos de información médica confidencial que requieren su autorización son: Pruebas o resultados de exámenes de VIH, cierta documentación de terapias clínicas y el tratamiento e historial de salud mental (incluso su salud mental y el consumo de sustancias). 

 

Revocación de su autorización por escrito

Si usted nos entrega una autorización por escrito para compartir su información de salud, puede revocarla en cualquier momento, por escrito. Una vez revocada, ya no compartiremos su información de salud con los fines descritos en su autorización por escrito; sin embargo, no podemos recuperar la información que hayamos compartido antes de que su autorización fuera revocada. 

 

Venta de información de salud protegida y su comercialización

BHCHP/MHG prohíbe la venta de información de salud protegida sin su expresa autorización por escrito. Esto significa que nunca venderemos ni arrendaremos sus registros médicos sin haber obtenido antes su autorización por escrito. 

 

La comercialización directa por parte de BHCHP/MHG a los miembros de la comunidad puede incluir a pacientes. Como paciente, tiene el derecho a “optar” por no recibir material de comercialización de BHCHP/MHG. Para comunicar esta decisión, póngase en contacto con el Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo. 

 

D. SUS DERECHOS SOBRE SU INFORMACIÓN DE SALUD 

 

1. Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene derecho a inspeccionar y copiar la información de salud y de facturación que pueda ser usada para tomar decisiones sobre su cuidado. Esto no incluye notas de psicoterapia, datos de laboratorio clínico o información recopilada con anticipación para ser usada en un procedimiento o acción civil, penal o administrativa.

 

Para inspeccionar y copiar su información médica, debe completar una autorización para la divulgación o discusión de registros médicos y enviarla a BHCHP/MHG Medical Records, 780 Albany Street, Boston, MA 02118. En caso de que usted solicite una copia de la información, se le puede aplicar un cargo por los costos de copiado, envío y suministros utilizados. 

 

BHCHP/MHG puede negar su solicitud de inspeccionar o copiar sus registros en ciertas y acotadas situaciones. Si BHCHP/MHG rechaza su solicitud, usted puede solicitar que le entreguemos copias de su registro para ser inspeccionado con otro médico de su elección o puede solicitar que le entreguemos copias de su registro médico a través de un abogado. Otro profesional de atención de la salud con licencia, elegido por nuestra organización, revisará su solicitud y el rechazo. La persona a cargo de la revisión no será la misma persona que rechazó su solicitud.

 

2. Derecho a solicitar una modificación: En caso de que usted considere que la información de salud que tenemos sobre usted no es precisa o está incompleta, usted tiene derecho a solicitar una modificación de sus registros. Usted tiene derecho a solicitar una modificación, siempre y cuando la información sea mantenida por (o para) BHCHP/MHG. 

    BHCHP/MHG tiene derecho a rechazar la solicitud de modificación de sus registros médicos si no se presenta por escrito o si no incluye un motivo que respalde esta solicitud. BHCHP/MHG también puede rechazar su solicitud si usted requiere modificar los siguientes tipos de información: 

  • Información que no fue creada por BHCHP/MHG, a menos que la persona o la entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la modificación.
  • No es parte de la información de salud almacenada por o para BHCHP/MHG;
  • No es parte de la información que usted tendría permiso de inspeccionar y copiar;
  • Es precisa y completa.

 

Para solicitar información sobre los pasos a dar si desea que modifiquemos su registro o si desea presentar una modificación, debe enviar su solicitud por escrito al Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo.

 

3. Derecho a un resumen de divulgaciones (información compartida): Usted tiene derecho a solicitar un resumen de divulgaciones, una lista de la información de salud sobre usted que nosotros hayamos compartido.

 

    Para solicitar un resumen de divulgaciones (información compartida), envíe su solicitud por escrito al Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo. Las solicitudes de resumen de divulgaciones pueden realizarse sobre un período de hasta seis años y las solicitudes no deben incluir pedidos de información divulgada (compartida) antes del 26 de febrero de 2003. Su solicitud debe indicar si desea recibir la lista impresa o en forma electrónica. La primera lista que solicite en un período de 12 meses será sin cargo. En caso de solicitar listas adicionales, se aplicará un cargo. Le informaremos los costos y usted podrá decidir si retira o modifica su solicitud antes de incurrir en algún gasto.

           

4. Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de su información de salud compartida sobre su tratamiento, pagos u operaciones de atención de la salud. El derecho a solicitar restricciones no se aplica ni limita el uso y divulgación establecido por ley. Además, tiene el derecho de solicitar el límite de la información de salud que compartimos sobre usted a alguien que participa en su atención o el pago de su cuidado, como un miembro de su familia o un amigo. Por ejemplo, usted puede pedir que no compartamos información sobre una cirugía por la que atravesó.

 

    Para solicitar restricciones, póngase en contacto con el Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo. En su solicitud usted debe incluir: 1) qué información desea limitar, y 2) sobre quién desea que se apliquen esos límites. Una solicitud podría decir, por ejemplo: “No compartir información sobre mi diagnóstico de hepatitis y tratamiento con mi cónyuge”. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos con su pedido. Podemos usar o divulgar información restringida para tratamientos de emergencia.

    

5.  Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene el derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre su información de salud de cierta forma o en cierto lugar. Por ejemplo, usted puede pedir que nos comuniquemos solo por teléfono o correo electrónico.

 

    Para solicitar comunicaciones confidenciales, póngase en contacto con el Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo. No preguntaremos el motivo de su solicitud. Nos acomodaremos a todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que lo contactemos.

 

6. Derecho a recibir una copia en papel de este aviso: Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web (www.bhchp.org) o por otro medio electrónico (correo electrónico). Aun cuando haya aceptado recibir este aviso en forma electrónica, usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso. 

 

    Puede obtener una copia impresa de este aviso en admisión, en su primera visita después de la fecha de entrada en vigencia o puede comunicarse con el Funcionario de privacidad (vea la sección G más abajo) para obtener una copia de este aviso en cualquier momento. 

 

7. Derecho a acceder a su información de salud protegida en forma electrónica: 

Usted tiene derecho a obtener una copia de su información de salud protegida en formato electrónico en el lugar donde se encuentra, en un Registro de salud electrónico ("EHR", por sus siglas en inglés). Esto significa que usted puede solicitar una copia en formato PDF de su información de salud y nosotros debemos proporcionársela con la información guardada en nuestro EHR.

 

8. Derecho a reclamaciones:  Si considera que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una reclamación en BHCHP/MHG y notificar al Director de operaciones clínicas (en caso de clínica médica) o al Director de relevos (para servicios de relevo), al presentar una queja de acuerdo con el procedimiento de quejas de BHCHP/MHG.  Si la reclamación o queja es sobre una violación a la privacidad, será enviada al Funcionario de privacidad.

 

    También puede presentar una reclamación ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Sociales.

 

Usted no será multado por presentar una reclamación. BHCHP/MHG no tomará represalias contra usted por haber presentado una reclamación.

 

E. RESPONSABILIDAD DE BHCHP/MHG DE MANTENER REGISTROS MÉDICOS


BHCHP/MHG mantiene registros médicos por un período de hasta 20 años, desde la fecha del último servicio brindado a un paciente.

 

El acceso del paciente a los registros médicos no cambiará con esta modificación de la ley.  Los pacientes continúan teniendo el derecho a inspeccionar sus registros médicos, a pedido en cualquier momento, durante el período de 20 años en el que estamos obligados a mantener los registros médicos.

 

Cuando los registros alcanzan los 20 años de antigüedad o más, se solicita a BHCHP/MHG que notifique al Departamento de Salud Pública, con una anticipación de 30 días a la posible fecha de destrucción, nuestra intención de destruir los registros.  La destrucción de los registros de 20 años o más de antigüedad la realiza un proveedor que ha firmado un acuerdo para transportar y destruir los registros de manera de proteger la confidencialidad en todo momento.

 

Puede obtener una copia completa de la Política de destrucción y retención de registros del Programa para personas sin hogar de Boston Health Care si se comunica con el Funcionario de privacidad, vea la sección G más abajo.

 

F. MODIFICACIONES A ESTE AVISO

 

Nos reservamos el derecho a revisar y modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de poner en vigencia el aviso revisado y modificado con respecto a la información de salud con la que ya contamos sobre usted o que podamos recibir en el futuro. La fecha de vigencia se encontrará en la parte superior de la primera página.

 

 

G.  INFORMACIÓN DE CONTACTO 

 

Si tiene alguna duda sobre este aviso, comuníquese con:

 

Boston Health Care for the Homeless Program

Attn: Privacy Officer

780 Massachusetts Avenue

Boston, Massachusetts 02118

PROGRAMAS/UBICACIONES DE CENTROS Y COLABORADORES

BOSTON HEALTH CARE FOR THE HOMELESS PROGRAM/McINNIS HEALTH GROUP

 

La lista parcial de los programas/ubicaciones de centros y colaboradores de BHCHP/MHG incluye a los siguientes:

 

 

  1. 780 Albany Street (Oficinas administrativas)
  2. Anchor Inn
  3. Asian Task Force Against Domestic Violence
  4. Barbara McInnis House
  5. Bay Cove
  6. Beacon Townhouse Inn #2
  7. Beth Israel Hospital
  8. Boston Medical Center 
  9. Boston Family Shelter
  10. Boston Living Center
  11. Boston Public Health Commission y sus programas y servicios, incluye, entre otros, Woods Mullen Shelter, 112 Southampton Shelter, PAATHS, Transitions, Wyman Program
  12. Boston Rescue Mission/Kingston House
  13. Brigham y Women’s Hospital
  14. Brookview House
  15. Cambridge Health Alliance/Cambridge Health Care for the Homeless
  16. Cardinal Medeiros Center
  17. Carolina Hills Shelter
  18. Casa Esperanza 
  19. Casa Nueva Vida
  20. Church of Advent
  21. Crittenton Women’s Union
  22. Crossroads
  23. Participación en escuelas y guarderías, se incluye a: Horizons for Homeless Children, Above and Beyond y otros 
  24. Dove
  25. Entre Familia
  26. Families in Transition
  27. Father Bill’s Place
  28. Finex House
  29. Friends of the Homeless of the South Shore 
  30. Hildebrand Family Shelter I
  31. Hildebrand Family Shelter II
  32. hopefound, que incluye Stay-In Beds and Transitional Living Program
  33. Housing Families, Inc.
  34. BMC Clinic/Jean Yawkey Place Clinic
  35. Kingston House
  36. Kit Clark
  37. Latinas y Niñas
  38. Lindemann Mental Health Center
  39. Margaret’s House
  40. Massachusetts General Hospital 
  41. Massachusetts Mental Health Center
  42. Millenium House #1
  43. Millenium House #2
  44. Nazareth Residence
  45. Hogar temporario para mujeres y niños (“New Chardon Street Shelter”)
  46. New England Center and Home for Veterans
  47. Pilgrim Shelter
  48. Pine Street Inn y sus programas y servicios, incluye, entre otros, Pine Street Inn at Shattuck Hospital
  49. Project Hope
  50. Queen of Peace Shelter
  51. Renewal House
  52. Revision House
  53. Rosie’s Place
  54. Safe Harbor
  55. Soar
  56. Sojourner House
  57. Supportive Place for Observation and Treatment (SPOT)
  58. St. Ambrose
  59. St. Anthony House
  60. St. Francis House
  61. St. Mary’s Center para mujeres y niños y sus programas o servicios, incluye, entre otros, Bridge Home, Margaret’s House
  62. St. Patrick Women’s Shelter
  63. Stacy Kirkpatrick House
  64. Tufts Medical Center
  65. Transition House/Cambridge
  66. Participación en: apartamentos aislados, moteles (ubicaciones temporarias); camionetas (Pine Street Inn, Needle Change); escuelas públicas de Boston
  67. Transitions
  68. Victory Programs
  69. Women’s Lunch Place

 

 

BHCHP/MHG también trabaja en colaboración con clínicas de atención de la salud en refugios de la zona, hospitales y otras instituciones y agencias. La planificación en colaboración del cuidado de la salud se da de manera organizada y cierta información de salud protegida puede ser ingresada en un registro compartido.  BHCHP/MHG es miembro de Community Health Center de Boston Health Net y puede compartir información con Boston Medical Center o con otros miembros de Community Health Center de Boston Health Net con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención de la salud.  Boston Health Net Collaboration incluye a: 

 

 

Boston Medical Center

Programa para personas sin hogar de Boston Health Care

Codman Square Health Center

Dorchester House Multi-Service Center

East Boston Neighborhood Health Center

Geiger-Gibson Community Health

Greater Roslindale Medical and Dental Center

Harvard Street Neighborhood Health Center

Manet Community Health Center

Mattapan Community Health Center

Neponset Health Center

Roxbury Comprehensive Community Health Center

South Boston Community Health Center

South End Community Health Center

Upham’s Corner Health Center

Whittier Street Neighborhood Health Center

 

 

BHCHP/MHG forma parte de una organización de atención de la salud denominada OCHIN. Una lista actual de los participantes de OCHIN está disponible en http://www.ochin.org/our-members/ochin-members/. Como asociado comercial de BHCHP/MHG, OCHIN suministra tecnología de la información y servicios relacionados a BHCHP/MHG y a otros participantes de OCHIN.  OCHIN también participa en la evaluación de la calidad y en actividades para mejorar a nombre de sus participantes.  Por ejemplo, OCHIN coordina actividades de revisiones clínicas a nombre de las organizaciones participantes para establecer las normas para las mejores prácticas y evaluar los beneficios clínicos que pueden derivar del uso de sistemas de registro de salud electrónicos.  Además, OCHIN ayuda a los participantes a trabajar en colaboración para mejorar la administración de los pacientes referidos internos y externos. BHCHP/MHG puede compartir su información de salud con otros participantes de OCHIN cuando se considere necesario con propósito de las operaciones de atención de la salud del acuerdo de atención de la salud organizado. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Actualizado el 9/14/2016

 

Updated 9/14/2016